So nutzen Sie die Stundenzettel-Vorlage
- Tragen Sie Ihren Namen ein und wählen Sie den Monat.
- Tragen Sie für jeden gearbeiteten Tag Beginn, Ende und Pause ein. Mit „Werktage ausfüllen“ füllen Sie eine Standardwoche (8:00–16:30) vor und passen sie an.
- Für Krank, Urlaub oder Feiertage wählen Sie in der Spalte „Kürzel“ den passenden Code — diese Tage zählen automatisch 0 Stunden.
- Prüfen Sie die Monatssumme unten.
- Klicken Sie auf „Drucken / als PDF speichern“, unterschreiben Sie — fertig ist der unterschriftsreife Stundennachweis. Oder exportieren Sie die Daten als CSV für Excel.
Die gesetzliche Mindestpause Ihrer Schichten (30 oder 45 Minuten nach § 4 ArbZG) prüft für Sie der Pausenrechner; was Ihre Überstunden in Euro wert sind, berechnet der Überstundenrechner.
Was muss ein Stundenzettel enthalten?
Damit ein Stundenzettel als Arbeitszeitnachweis taugt, gehören diese Angaben darauf:
- Name des Beschäftigten (ggf. Personalnummer)
- Datum der Arbeitsleistung, Tag für Tag
- Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit
- Pausen (Dauer in Minuten)
- Vermerke für Krank, Urlaub, Feiertage
- Unterschriften von Arbeitnehmer und Arbeitgeber mit Datum
Genau diese Felder bildet die Vorlage oben ab — inklusive Kürzeln und Unterschriftszeilen im Ausdruck.
Die 7-Tage-Regel: rechtzeitig aufzeichnen
Wo die Aufzeichnungspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) gilt, müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages aufgezeichnet sein, der auf den Tag der Arbeitsleistung folgt. Wer am Montag arbeitet, muss die Zeiten also spätestens am darauffolgenden Montag dokumentiert haben — ein am Monatsende nachgetragenes „Gefühl“ genügt nicht.
Aufbewahrungspflicht: mindestens zwei Jahre
Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden — gerechnet ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. In der Praxis heißt das: Stundenzettel des Januars 2026 mindestens bis Ende Januar 2028 aufheben. Papier im Ordner oder PDF im Archiv — beides ist zulässig, solange die Nachweise bei einer Prüfung vorgelegt werden können.
Für wen gilt die Aufzeichnungspflicht?
§ 17 MiLoG verpflichtet zwei Gruppen:
- Alle Arbeitgeber mit geringfügig Beschäftigten (Minijobbern) — branchenunabhängig. Ausgenommen sind nur Minijobber in Privathaushalten.
- Arbeitgeber in den Branchen des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes — etwa Bau, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Spedition und Logistik, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft.
Ausnahmen gibt es unter anderem für Beschäftigte mit einem verstetigten Monatsentgelt über 2.958 € (Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung) und für enge Familienangehörige. Unabhängig davon gilt seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21): Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit aller Beschäftigten systematisch erfassen — der Stundenzettel ist dafür die einfachste Form.
Was droht ohne Arbeitszeitnachweise?
Fehlende, unvollständige oder verspätete Aufzeichnungen sind eine Ordnungswidrigkeit. Nach § 21 MiLoG droht ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro. Hinzu kommt das praktische Risiko: Ohne lückenlose Nachweise steht der Arbeitgeber bei Streit über Überstunden oder Mindestlohn mit leeren Händen da.
Ohne Papier geht's auch
Der Stundenzettel auf Papier erfüllt die Pflicht — aber er muss jeden Monat neu ausgefüllt, unterschrieben und abgeheftet werden. Die Zeiterfassung für Teams von uhrly.de nimmt Ihnen das ab: Beschäftigte tragen Beginn, Ende und Pausen in der kostenlosen App ein, Vorgesetzte geben die Zeiten frei, und der CSV-Export ersetzt den Ordner. BAG-konform, ohne Installation, kostenlos zum Start.
Rechtsquellen
- § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) — Aufzeichnungspflichten: Volltext bei Gesetze im Internet
- § 21 Mindestlohngesetz (MiLoG) — Bußgeldvorschriften: Volltext bei Gesetze im Internet
- Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung des BMAS (PDF) — Bundesministerium für Arbeit und Soziales
Häufige Fragen
Wie lange müssen Stundenzettel aufbewahrt werden?
Aufzeichnungen nach § 17 Mindestlohngesetz müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden — gerechnet ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Bewahren Sie Stundenzettel also mindestens zwei volle Jahre auf.
Bis wann müssen Arbeitszeiten aufgeschrieben sein?
Spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages, der auf den Tag der Arbeitsleistung folgt (§ 17 MiLoG). Wer am Montag arbeitet, muss die Zeiten also spätestens am darauffolgenden Montag dokumentiert haben.
Muss ich als Arbeitgeber auch für Minijobber Stundenzettel führen?
Ja. Die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG gilt für geringfügig Beschäftigte branchenunabhängig — ausgenommen sind nur Minijobber in Privathaushalten. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen dokumentiert werden.
Reicht ein Stundenzettel auf Papier?
Ja. Die Aufzeichnung darf auf Papier oder elektronisch erfolgen — entscheidend ist, dass sie vollständig, richtig und rechtzeitig ist. Seit dem BAG-Beschluss vom September 2022 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit zudem systematisch erfassen; ein loser Zettel ohne System genügt diesem Anspruch kaum.
Was droht bei einer Prüfung ohne Arbeitszeitnachweise?
Fehlende, unvollständige oder verspätete Aufzeichnungen sind eine Ordnungswidrigkeit. Nach § 21 MiLoG droht ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro.
Wo bleiben meine Daten, wenn ich die Vorlage nutze?
Nirgendwo: Alles, was Sie eintragen, bleibt in Ihrem Browser und wird an keinen Server gesendet. Drucken oder exportieren Sie den fertigen Stundenzettel, bevor Sie die Seite schließen.
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